— (193)

تعیین استعداد ساختار سازمانی شرکت حمل و نقل وخدمات کانتینری دریا گستر کیش در پیاده سازی مدیریت دانش
مدیران شرکت پس از اخذ گزارش نتایج این تحقیق به خوبی میتوانند از میزان استعداد هر یک از عوامل موثر بر پیاده سازی مدیریت دانش در شرکت حمل و نقل وخدمات کانتینری دریا گستر کیش آگاهی پیدا کرده و به دنبال رفع نقص و کاستی ها در هر یک از مواردی بپردازند که از آمادگی لازم برخوردار نمی باشد. و در نهایت با اطمینان به وجود آمادگی لازم در محیط درونی سازمان با ریسک پایین تری به پیاده سازی سیستم مدیریت دانش بپردازند.
1-6- متغیرهای پژوهش
دراین تحقیق میزان استعداد تقبل مدیریت دانش در شرکت حمل و نقل و خدمات کانتینری دریا گستر کیش مورد بررسی قرار می گیرد. متغیرهای این تحقیق شامل دو دسته متغیرهای مستقل و وابسته به شرح زیر می باشد:
الف-متغیرهای مستقل :
1- تکنولوژی 2- حمایت مدیران ارشد 3- منابع انسانی 4- فرهنگ سازمانی 5- ساختار سازمانی
ب- متغیر وابسته:
استعداد شرکت دریا گستر کیش برای پیاده سازی مدیریت دانش
1-7- قلمرو پژوهش
الف-قلمرو موضوعی پژوهش:
موضوع تحقیق در حیطه مدیریت اجرایی می باشد که به موضوع " میزان استعداد تقبل مدیریت دانش در شرکت حمل و نقل و خدمات کانتینری دریا گستر کیش " می پردازد.
ب- قلمرو مکانی پژوهش:
این تحقیق در شرکت حمل و نقل وخدمات کانتینری دریا گستر کیش انجام گرفته است.
ج-قلمرو زمانی پژوهش:
این تحقیق در بازه زمانی تیرماه تا دی ماه 92انجام یافته است.
1-8- نوع و روش تحقيق
روش تحقیق مورد استفاده در این تحقیق، از نظر گردآوری داده ها، توصیفی از نوع پیمایشی است.اطلاعات مرتبط با مفاهیم و تئوریهای تحقیق، از بررسیهای کتابخانهای و مطالعات متون فارسی و انگلیسی موجود در این زمینه و گزارشات داخلی شرکت دریا گسترکیش تامین خواهد گردید. و برای گردآوری اطلاعات در روش میدانی از پرسشنامه ومصاحبه استفاده خواهد شد که پس از توزیع بین مدیران و کارشناسان شرکت دریا گسترکیش فراهم خواهد شد.
طبق مطالب قبلی متغیر وابسته این تحقیق میزان استعداد شرکت دریاگسترکیش برای پیاده سازی مدیریت دانش و متغیرهای مستقل تحقیق نیز در پنج دسته کلی 1- تکنولوژی 2- حمایت مدیران ارشد 3- منابع انسانی 4-فرهنگ سازمانی 5- ساختار سازمانی قرار دارند و در قالب پرسشنامه تهیه شده به بررسی جزئی هرکدام از آنها پرداخته خواهد شد. روش نمونه گیری نیز روش نمونه گیری تصادفی است و برای آزمون فرضیهها از آزمون دوجمله ای و تی تست تک نمونه ای استفاده خواهد شد.
ابزارهای گردآوری اطلاعات این تحقیق پرسشنامه و مصاحبه است که برای بررسی میزان استعداد تقبل مدیریت دانش در شرکت حمل و نقل و خدمات کانتینری دریا گستر کیش مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
پس از تنظیم یک پرسشنامه معتبر و تعیین روایی آن، اطلاعات پرسشنامهای مورد نیاز از جامعه آماری مورد بررسی گردآوری شده و با استفاده از روشهای آماری مناسب همچون جداول فراوانی، نمودارها و آزمونهای آماری مناسب ارتباط هرکدام از متغیرهای مستقل مورد بررسی با متغیر وابسته تعیین خواهد شد. برای پردازش اطلاعات کامپیوتری بدست آمده در این تحقیق از نرمافزارهای آماری SPSS و EXCEL استفاده خواهد شد و نتایج بصورت جدول و گراف با تحلیلهای مربوطه ارائه خواهد شد.
1-9- ساختار تحقیق
همانطور که بیان شد این تحقیق به بررسی میزان آمادگی و پذیرش مدیریت دانش در شرکت حمل و نقل و خدمات کانتینری دریا گستر کیش خواهد پرداخت. در فصل اول به بررسی مبانی و کلیات و اهداف و فرضیات مورد استفاده تحقیق پرداخته شده است. در فصل دوم تحت عنوان ادبیات و پیشینه تحقیق به بررسی ادبیات و سوابق مرتبط با تحقیق پرداخته می شود. فصل سوم به روش شناسی تحقیق می پردازد و در فصل چهارم به تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده توسط پرسشنامه تحقیق با استفاده از روشهای ذکر شده پرداخته ایم و در نهایت در فصل پنجم تحقیق خلاصه ای از مهمترین نتایج تحقیق و نیز پیشنهادات ارائه می شود و در انتها نیز لیست مراجع تحقیق آورده می شود.
1-10- تعریف کلمات کلیدی
1-10-1-مدیریت دانش: لری پروساک مدیریت دانش را چنین تعریف میکند:
مدیریت دانش تلاشی است برای شناسایی دارایی های ذهنی که در ذهن افراد مدفون شده است، سپس تبدیل آن به یک دارایی سازمانی که می تواند توسط گستره وسیعی از افراد مورد استفاده قرار گیرد، افرادی که سازمان به تصمیم گیری آنها وابسته است. (اخگر، جهانیان،1389: 24).
1-10-2- شرکت حمل و نقل و خدمات کانتینری دریا گستر کیش : شرکت حمل و نقل و خدمات کانتینری دریا گستر کیش در سال 1968 میلادی تاسیس شده است. این شرکت اولین و بزرگترین پورت اپراتور ترمینال کانتینری بندر شهید رجایی می باشد و به مدد مدیریت علمی، نرم افزار ، سخت افزار و تجهیزات پیشرفته بندری و همچنین نیروی انسانی ماهر توانسته است به موقعیت منحصر به فردی در ایران و منطقه خاورمیانه دست پیدا کند.
1-10-3-تکنولوژی:
دانش در سازمانهای امروزی را می توان به گونه ای چندپاره توصیف کرد. در این سازمانها حجم گسترده ای از دانش توزیع شده است چنانچه این سازمانها بتوانند داده ها را مدیریت کنند می توانند با تکنولوژی اطلاعات به طور موثر کار کنند. برای تسهیم اطلاعات در هر لحظه و هر کجا چندین نوع تکنولوزی در دسترس است. تکنولوژی سخت افزار و نرم افزار قابل حمل و نقل شبکه، ایمیل، تله کنفرانس و اینترانت بعضی از تکنولوژیهایی است که در خلق و توزیع دانش مورد استفاده قرار می گیرد. انبار دانش و ذخیره داده های بعضی از تکنولوژی ها در امر ذخیره دانش است. به طور داخلی، سیستم های مدیریت دانش در توسعه مشارکتی ذخیره اسناد و داده ها، خدمات یادگیری و جستجو برای بهترین شیوه ها اثربخش هستند. به طور خارجی، آنها برای مدیریت روابط مشتری، به دست آوردن هوش رقابتی و همکاری با شرکا مفید هستند.(دانشگر،1388)
1-10-4-حمایت مدیران ارشد:
اجرای راهبردهای مدیریت دانش همانند دیگر برنامه های کلان سازمان، باید از حمایت مدیریت ارشد برخوردار باشد. گرچه پایبندی مدیران اجرایی برای گردآوری و انتقال دانش در سازمان یک امر قطعی محسوب می شود، اما حمایت مدیریت ارشد برای توسعه برنامه های مدیریت دانش الزامی است. اگر مدیریت سطح بالا از مدیریت دانش حمایت نکند، هر تلاشی در زمینه مدیریت دانش خدشه دار خواهد شد.(کثیری نژاد،1384)
1-10-5-فرهنگ سازمانی:
تعاریف متعددی از فرهنگ سازمانی ارائه شده است. برای مثال فرهنگ سازمانی به عنوان ارزشهای غالب که بوسیله یک سازمان حمایت می شود توصیف شده است. در هر سازمانی الگویی از باورها، سمبل ها، شعائر، داستانها و آداب و رسوم وجود دارند که به مرور زمان بوجود آمده اند. این الگوها باعث می شوند که در خصوص اینکه سازمان چیست و چگونه اعضا باید رفتار خود را ابراز کنند، درک مشترک و یکسانی بوجود آید.(دانشگر، 1388)
1-10-6-منابع انسانی:
منابع انسانی یکی از با ارزش ترین منابع در سازمان ها هستند و کلید حل مشکلات و مولفه اصلی کسب موفقیت ها محسوب می گردند. برای رسیدن به هدف های سازمان و به عبارتی دیگر کسب بهره وری مناسب نیاز به بروز رفتار مناسب از سوی کارکنان است که آن را شایستگی رفتاری می نامند. سازمانها می توانند به بهترین وجهی در استخدام و کارآموزی کارکنان سرمایه گذاری کنند. شاید در گذشته نه چندان دور بیشترین تمرکز عمدتا بر بروز رفتار تخصصی افراد بود، اما امروزه با توجه به رشد دانش و سرعت تغییرات، مجموعه ای از شایستگی های رفتاری یعنی شایستگی های: شخصیتی، اجتماعی، روش ها و تخصص از کارکنان انتظار می رود.(دانشگر، 1388)
1-10-7-ساختار سازمانی:
ساختار سازمانی راه یا شیوه ای است که بوسیله آن فعالیتهای سازمانی تقسیم، ساماندهی و هماهنگ می شوند. سازمانها ساختارهایی را بوجود می آورند تا فعالیتهای عوامل انجام کار را هماهنگ کرده و اعمال اعضا را کنترل کنند.(اعرابی،1376 : 10)
فصل دوم
مبانی نظری تحقیق
2-1-مقدمه
در فصل قبلی کلیات، اهداف، فرضیات و روش کلی تحقیق حاضر ارائه شده است. در این فصل از تحقیق تحت عنوان مبانی نظری تحقیق در ابتدا در مورد تعاریف، مبانی و مفاهیم، اصول، اهمیت، مدلهای پیاده سازی و ...مدیریت دانش بحث کرده و سپس سابقه و ادبیات موضوع در مهمترین و جدیدترین تحقیقات انجام شده در داخل و خارج از کشور بررسی می شود و در آخر از تاریخچه، فعالیت و خدمات شرکت دریا گستر کیش تعاریف و مبانی ارائه می گردد.
2-2-تعریف مدیریت دانش
مدیریت دانش واژه ای علمی است که ارائه یک تعریف استاندارد از آن مشکل است. اما تعاریفی که نظریه پردازان از مدیریت دانش ارائه می نمایند ما رادر شناخت هر چه بیشتر آن یاری می رساند.
کارلس آمسترانگ: مدیریت دانش فعالیتی سازمانی است که هدف از آن به وجود آوردن محیطی اجتماعی و فنی است که بتوان در آن محیط دانش تولید کرده و آن را با دیگران تقسیم نمود.
لاریی پروساک: مدیریت دانش تلاشی برای آشکار کردن دارایی پنهان در ذهن اعضا و تبدیل این دارایی پنهان به یک دارایی سازمانی تا همه کارکنان سازمان به این دارایی دسترسی داشته باشند.
هربرت سنت آنگو: مدیریت دانش یعنی ایجاد نوعی ارزش از دارایی های پنهان سازمان، ما زمانی به این هدف دست می یابیم که برای افراد ارزش قایل شویم و تواناییهای آنها را برای تولید و جمع آوری و مبادله دانش افزایش دهیم.
توماس دوپورت: مدیریت دانش عملیات کشف، سازماندهی، خلاصه کردن و ارائه اطلاعات است به شکلی که معلومات کارکنان را بهبود بخشد.
بطور کلی می توان مدیریت دانش را فرآیند ایجاد، تایید، ارائه، توزیع و کاربرد دانش تعریف نمود.(نعمتی، 1383)
مالهوترا تعریف خود از مدیریت دانش را اینگونه ارائه می دهد: مدیریت دانش، فرایندی است که بواسطه آن سازمانها در زمینه یادگیری(درونی کردن دانش)، کدگذاری دانش(بیرونی کردن دانش) و توزیع و انتقال دانش، مهارتهایی را کسب می کنند.
استیوهالس مفهوم مدیریت دانش را در ارتباط با مفاهیم داده، اطلاعات و دانش مطرح می سازد. وی معتقد است که مشکل اصلی در زمینه مدیریت دانش این است که سازمانها نمی دانند که چگونه داده ها را به اطلاعات و اطلاعات را به دانش تبدیل کنند لذا بسیاری از سازمانها در حد مدیریت داده و مدیریت اطلاعات باقی مانده اند. هالس، مدیریت دانش را فرایندی می داند که سازمانها بواسطه آن توانایی تبدیل داده به اطلاعات و اطلاعات به دانش را پیدا کرده و همچنین قادر خواهند بود دانش کسب شده را به گونه ای موثر در تصمیم های خود به کار گیرند.(ابطحی،صلواتی،1385)
مدیریت دانش در رویارویی با تغییرات ناپایدار محیطی امروزه دنیای کسب و کار، تطبیق، راز بقا و شایستگی های مورد نیاز را برای سازمان ها فراهم می آورد. خصوصا این امر فرآیندهای سازمانی را که به دنبال ایجاد سینرژی(هم افزایی) از ترکیب ظرفیت های اطلاعاتی مبتنی بر فن آوری و قابلیت های نوآوری و خلاقیت کارکنان هستند را در خود جای داده است. در حقیقت این تعریف از نگاه مدیریت استراتژیک تاکیدی است بر تلفیق و هم افزایی فن آوری با رفتار کارکنان که دو شرط لازم برای باقی ماندن در دنیای پرهیاهوی امروز کسب و کار است. (یاریگر روش، 1382)
تعاریف دیگری از مدیریت دانش که تا کنون بر اساس تحقیقات انجام شده در خارج از کشور صورت گرفته در جدول زیر نمایش داده شده است. Kanagasabapath) &Radhakrishn
جدول2-1-تعاریف مدیریت دانش
تعریف مدیریت دانش نویسنده
مدیریت دانش عبارت است از کشف ، توسعه ، بهره برداری ، انتقال و جذب دانش در داخل و خارج از سازمان از طریق فرایند مدیریت مناسب برای رفع نیازهای فعلی و آینده Ouintas et al. (1997)
مدیریت دانش عبارت است از مدیریت دانش شرکت از طریق یک فرآیند نظام مند وسیستماتیک مشخص برای کسب ، سازماندهی ، حفظ ، استفاده ، به اشتراک گذاری و تجدید هر دو دانش پنهان و آشکار کارکنان به منظور ارتقاء عملکرد سازمان و ایجاد ارزش
Allee (1997)
Davenport (1998)
Alavi and Leidner (2001)
مدیریت دانش فرایندی است که به سازمانها کمک می کند تا مهمترین مهارت و اطلاعات مورد نیاز و ضروری را برای انجام فعالیتهایشان انتخاب کرده، سازماندهی، توزیع و انتقال دهند. Gupta et al. (2000)
مدیریت دانش فرایند ایجاد ، اعتبار سنجی ، ارائه ، توزیع و کاربرد دانش است. Bhatt (2001)
مدیریت دانش عبارت است از بکارگیری اطلاعات مناسب برای افراد مناسب در زمان مناسب ، که به مردم کمک می کند دانش را خلق و تسهیم کنند و بر اساس آن عمل کنند.
Holm (2001)
مدیریت دانش عبارت است از ایجاد ، استخراج ، انتقال و ذخیره سازی دانش و اطلاعات درست به منظور طراحی خط مشی بهتر ، اصلاح فعالیت و ارائه نتایج Horwitch and Armacost (2002)
2-3-مبانی و مفاهیم مدیریت دانش
2-3-1-داده، اطلاعات، دانش
به هنگام *غور* در مدیریت دانش، تعریف دانش از ضروریات به شمار می رود. بدون چنین تعریفی، مدیران دقیقا متوجه نمی شوند که به دنبال مدیریت چه چیزی هستند و آیا چنین دانشی برای اعمال مدیریت دارند یا خیر.
اطلاعات با داده ها چه تفاوتی دارند؟ آیا یکی از آنها و یا هر دو دانش را می سازند؟
داده: در واقع می توان گفت که داده ها، رشته واقعیتهای عینی و مجرد در مورد رویدادها هستند. به عنوان مثال، زمانی که فردی به یک سازمان مراجعه و در ازای پرداخت مبالغی پول، خدمات یا کالاهایی را دریافت می کند، معامله ای اتفاق افتاده که می توان آن را به عنوان "داده" توصیف نمود. چنین واقعیتهایی هرگز روشن نمی کنند که آیا این سازمان به خوبی اداره می شود یا خیر، زیرا این داده ها به تنهایی معنی دار و هدفدار نیستند.
همه سازمانها به انواع داده ها احتیاج دارند. نگهداری سوابق و بایگانی، نقطه کانونی فرهنگ داده به شمار می رود و مدیریت موثر داده ها در موفقیت آنها نقش بسزایی دارد. بعضی از سازمانها به اشتباه فکر می کنند داده های بیشتر نسبت به داده های کمتر از حالت مطلوبتری برخوردارند و با استفاده از آنها می توانند تصمیمات بهتری را اتخاذ کنند. این وضعیت به دو دلیل نادرست است: اول اینکه داده های زیاد، کار تشخیص داده های لازم و درک آنها را دشوار می کند. دلیل اساسی تر اینکه داده ها فاقد معنی قابل استفاده اند. یعنی تنها بخشی از واقعیت را نشان داده و از هر نوع قضاوت، تفسیر و مبنای قابل اتکا برای اقدام مناسب، تهی هستند.داده ها را می توان مواد خام عناصر مورد نیاز برای تصمیم گیری به شمار آورد، چرا که نمی توانند عمل لازم را تجویز کنند. داده ها نشانگر ربط، بی ربطی و اهمیت خود نیستند، اما به هر حال برای سازمانها و مخصوصا سازمانهای بزرگ اهمیت زیادی دارند.(ابطحی ، صلواتی 1385)
اطلاعات:اطلاعات، داده های کمی خلاصه شده را در بر می گیرد که گروه بندی، ذخیره، پالایش و سازماندهی شده اند تا بتوانند معنی دار شوند. این داده ها هم دانش را نشان نمی دهند. آنها نشانگر آغاز مدیریت اطلاعات هستند، اطلاعاتی که مدیر می تواند به کارگیرد تا کاری بیش از پردازش مراوده فردی انجام دهد.اطلاعات غالبا تشکیل اعداد و ارقام، کلمات و گزاره های انباشته شده را به خود گرفته و معنایی را ارائه می کند که بزرگتر از آن چیزی است که از داده های خام مکشوف می گردد. ولی نظریه پردازان و دست اندرکاران دانش همگی بر این باورند که این اطلاعات است و نه دانش.
اگر چه خط و مرز بین دانش و اطلاعات روشن نیست، لیکن چند ویژگی وجود دارد که این دو را از هم جدا می کند. که این ویژگیها عبارتند از:
1-سطح ظرافت: اطلاعات غالبا به موقعیتها، شرایط، فرایندها و یا هدفهای خاص اشاره دارد. در این صورت در برگیرنده سطحی از ظرافت و دقت است که آن را برای کار مورد نظر مناسب می کند. ورای موفقیت یا کار خاص، اطلاعات تا زمانی که به دانش تبدیل نشود کم ارزش خواهد بود. برای مثال، اطلاعات در خصوص محصول الف چیزهای زیادی در خصوص محصول ب آشکار نمی کند. ولی دانش، کاملا انتزاعی است و به گونه ای طراحی شده که بتواندظرافت خاص را از بین برده و کاربرد وسیع تری داشته باشد.
2-زمینه:اطلاعات در برگیرنده داده ها در زمینه است. زمینه ممکن است محصول، مشتری یا فرایند کسب و کار باشد و شکل اولیه داده ها را تا سطح اطلاعات ارتقا دهد. زمینه، اطلاعات را برای مدیریت جهت تصمیم گیری و برنامه ریزی مفید می کند. مدیر نتایج معناداری را درخصوص معاملات با بررسی و بازبینی داده ها استخراج می کند. برای اینکه داده مفید واقع شود باید در درجه اول در زمینه قرار گیرد.
3-دامنه: دامنه اطلاعات کلا محدود به زمینه ای است که در آن ایجاد می شود. اطلاعات فروش به مدیران در خصوص فروش مطالبی ارائه می دهد، دانش در این خصوص فراتر عمل می کند و در موقعیتهای گوناگون کاربرد دارد.
4-به هنگام بودن:اطلاعات بر زمان مبتنی است و بنابراین، به طور مداوم در حال تغییر است. به مجرد اینکه داده جدید، اخذ شود اطلاعات جدیدی مورد نیاز خواهد بود. به عنوان مثال اطلاعات ماه اسفند با اطلاعات ماه فروردین، به احتمال زیاد، متفاوت خواهد بود زیرا داده های تشکیل دهنده آنها تغییر پیدا کرده است. دانش به علت بار معنایی زیاد خود، حساسیت زمانی کمتری دارد. دانشی که از اطلاعات دیروز و امروز به دست آمده می تواند برای درک اطلاعات فردا به کار رود.
دانش: پیچیدگی مفهوم دانش باعث شده است که دیدگاه های مختلفی در خصوص آن شکل بگیرد. رادینگ معتقد است که برای برخی، دانش سازمانی فرزانگی است که نتیجه یادگیری و تجربه است. برای برخی دیگر دانش سازمانی فقط یادگیری یا فقط تجربه است. برای برخی دیگر دانش سازمانی، اطلاعات یا داده می باشد.
دانش، فراتر از داده ها و اطلاعات است. تراگل، دانش را اینگونه تعریف نموده است:
Knowledge = information in text + understanding
اکثر مردم، به طور شهودی فکر می کنند که دانش، وسیعتر، عمیق تر و غنی تر از داده ها و اطلاعات است. مردم معمولا هنگام گفت و گو درباره صاحبان دانش، تصویر کسانی را ارائه می دهند که در زمینه ای خاص دارای اطلاعاتی زیاد، عمیق و قابل اعتماد بوده و اشخاصی هوشمند و تحصیل کرده اند. مردم لفظ دانشمند یا دانشور را برای یادداشت، کتاب راهنما و یا پایگاههای اطلاعاتی به کار نمی برند حتی اگر این موارد بوسیله افراد صاحب دانش تدوین شده باشند.داونپورت و پروساک در مقاله ای با عنوان "اصول مدیریت دانش" دانش را اینگونه تعریف کرده اند:
"ترکیبی منعطف و قابل تبدیل از تجارب، ارزشها، اطلاعات معنی دار و بینش های متخصصان که چارچوبی را برای ارزیابی و انسجام اطلاعات و تجارب جدید ارائه می دهد."
بلاکر هم در تعریف دانش گفته است که: دانش، یعنی موضوعی چند لایه، پیچیده، پویا و انتزاعی که در ذهن انسان نهفته است.
هوبر و نوناکا معتقدند که دانش عبارت است از اعتقاد و باوری که منجر به افزایش توان بالقوه پدیده ها برای اقدامات و تصمیمات اثربخش می شود. در این تعریف چند نکته اساسی نهفته است:اول اینکه دانش الزاما موجب اثربخش شدن اقدامات و تصمیمات نمی شود و این اثربخشی تابع عوامل مختلفی است.دوم اینکه، در این تعریف، پدیده ممکن است فرد، گروه یا سازمان و حتی جامعه باشد. سوم اینکه، دانش در درون افراد نهفته است و لذا از اطلاعات و داده متمایز می گردد. مطابق این تعریف، دانش به اطلاعاتی گفته می شود که از طریق فرایندهایی مثل ژرف اندیشی و تبادل نظر و یادگیری در ذهن افراد و یا گروهها پردازش شده است لذا اطلاعات، ماده خام ایجاد دانش است که ممکن است در کتابها، گزارشات، فایل های کامپیوتری و ... جای گرفته باشد.(ابطحی،صلواتی،1385 : 9-5)
2-3-2-عناصر اساسی مدیریت دانش
مدیریت دانش 4 عنصر اساسی دارد: دانش، مدیریت، تکنولوژی اطلاعات و فرهنگ سازمانی. هر کدام از این اجزا نقشی عمده در مدیریت دانش داشته و می تواند تاثیری بسزا در موفقیت یا شکست آن داشته باشد.
2-3-2-1-نقش دانش در مدیریت دانش
ادلسن میگوید: "مردم همواره دانش داشته اند و از آن استفاده کرده اند." اما دقیقاً دانش چیست؟ دانش، دانستنی است که در تجربیات، مهارتها، قابلیتها، توانایی ها، استعدادها، افکار، عقاید، طرز کارها، الهامات و تصورات افراد موجود است و به شکل مصنوعات ملموس، فرایندهای کاری و امور روزمره  یک شرکت خود را آشکار می سازد.
دانش دو نوع است: عیان و نهان (صریح یا ضمنی). دانش صریح، دانشی است که مدون شده است و یا به فرمتهای خاصی ارائه شده است. مثلاً توضیح داده شده یا ثبت شده یا مستند شده و بنابراین به آسانی میتوان دیگران را در آن سهیم نمود. دانش صریح میتواند در اشکال دستنامه ها، روش کارهای نوشته شده، بایگانی های تجاری، مجله  یا مقالات مجلات، کتابها، صفحات وب، بانکهای اطلاعاتی، اینترانتها، ایمیل ها، یادداشتها، ارائه های گرافیکی یا منابع دیداری- شنیداری تدوین شده باشد. هنگامی که دانش، مدون و کدگذاری  شود مصنوع دانش تولید میشود و این مصنوع دانش است که میتواند مدیریت شود.
دانش نهان، دانش شخصی و ابراز نشده ای است که یک فرد دارد. دانشی که در ذهن افراد است آگاه بودن از چگونگی چیزی، ترفندهای ظریف، بینش، نظر و مواردی که می تواند مفید واقع شود. به بیان ساده تر، دانش و تجربه ای است که یک فرد در طول سالها از طریق تجربه، تعامل با دیگران و آزمون سعی وخطا بدست آورده است. این دانش تنها در ذهن افراد یا در یادداشتهای شخصی، فایلهای کامپیوتری یا کشوی میز آنها مستقر است. دانشی که هرگز بطور کامل و قابل فهم برای  سایرین بیان، ثبت، مستند یا مدون نشده است. طبق برآوردها 80 درصد از مهمترین دانش را دانش نهان شکل می دهد.
تقریباً همه فعالیتهایی که افراد درگیر آنند نیاز به ترکیبی از چند  دانش نهان و عیان دارد. برای  یک  مدیریت دانش کارآمد، تسخیر هر دو دانش نهان و عیان الزامی است.  چالش واقعی مدیریت دانش در توانایی تشخیص و تسخیر دانش نهان است بطوریکه در هنگام نیاز قابل بازیابی باشد. دانش عیان به آسانی قابل ثبت و انتقال است اما  تشخیص، تصرف و انتقال دانش نهان مشکل است.  بنابراین، بیشتر سازمانها تنها بر مدیریت دانش عیان، دانش سهل الوصول که تنها 20 درصد از کل دانش سازمان را شکل می دهد،  تمرکز میکنند و استفاده از دانش نهان را به وقوع تصادفی آن وامیگذارند.
تبدیل دانش نهان به دانش عیان مشکل است اما غیرممکن نیست. دانش نهان عموماً به شکل شرحی از تجربیات مفیدی که ثبت شده اند و در شبکه گذاشته شده اند و متعاقباً توسط  دیگر کارکنان برای یادگیری و بهبود فرایندها استفاده شده اند، منتقل میشود. مدیران ارشد اجرائی در پی ماکس، تبدیل دانش نهان کارکنان به دانش عیان را بطور موفقیت آمیزی میسر نموده اند. آنان از کارکنان خواسته اند که راهنمایی گام به گام برای تمام کارهایی که انجام میدهند، بنویسند و بنابراین آنها را وادار کرده اند تا دانشی را که به عنوان تجربه یا حافظه، درونی شده است ثبت کنند. این فرایند به ایجاد نقشه های مفصل ازمسیر کلیه  فرایندها برای همکاران و افراد جانشین و حتی به کشف ضعفهایی  که نیاز است به آنها پرداخته  شود کمک میکند.
برای موفقیت پروژه های مدیریت دانش لازم است بین اطلاعات و دانش تمایز قائل شویم. هر اطلاعاتی دانش نیست. اطلاعات تا زمانی که تحلیل نشده و منشأ عمل قرار نگرفته است نمیتواند تبدیل به دانش شود.  و فقط در یک فرهنگ سازمانی صحیح است که اطلاعات منشأ عمل میشود. بیشتر سازمانها  و کارکنان نه از دانش زیاد، که از اطلاعات زیاد رنج میبرند. برعکس، قحطی دانش وجود دارد . یکی از بزرگترین چالشهای مدیریت دانش در توانایی مفهوم ساختن کوههای اطلاعات، جدا کردن اطلاعات ارزشمند و به اشتراک گذاشتن آن است.
2-3-2-2-نقش مدیریت در مدیریت دانش:
مدیریت تلویحا بر طبقه بندی، فراهم کردن ساختار و ایجاد ادراک بهم پیوستگی در یک سازمان دلالت دارد. سایر ویژگیهای مدیریت عبارتند از : هماهنگی، کنترل، مشارکت و استفاده صحیح از نیروی انسانی، فرایندها و تدابیر به منظور دست یابی به یک هدف واحد.در مدیریت دانش، هدف اصلی، مدیریت دانش عیان و نهان در سازمان است. برای مدیریت دانش عیان، سازمانها باید: - دانش را بدست آورده و یا تولید و ایجاد کنند.- دانش را برای سهولت دسترسی رمزگذاری و سازماندهی نمایند.-  دسترسی به دانش را برای دیگران با ارتباطات یا انتشارات میسر نمایند.- دسترسی  و بازیابی دانش را تسهیل نمایند.- دانش را  برای حل مشکلات، تصمیم گیری، بهبود اجرا، راهبری، تحلیل موقعیتها و فرایندها برای پشتیبانی فعالیتهای کاری بکار گیرند.
دانش نهان به دو طریق قابل مدیریت است: از طریق ارتباطات نوشتاری، مصاحبه ها و پیشینه های شفاهی می تواند به دانش صریح تبدیل شود. راه دیگر انتقال دانش نهان از طریق ایجاد گروههای دانش یا گروههای هم عمل در سازمانهاست که با تعاملات رو در رو، گفتگوها و ارتباطات گفتاری، آموزش مداوم، حل مسأله تعاملی،  شبکه ارتباطی، راهبری، مربی گری، آموزش و موقعیتهای توسعه حرفه ای دانش نهان خود را منتقل میکنند. در بخش سنتی مرجع، دانش نهان عموماً از طریق گروههای دانش یا گروههای هم عمل منتقل میشود.
2-3-2-3-نقش تکنولوژی اطلاعات در مدیریت دانش:
تکنولوژی اطلاعات میتواند به عنوان ابزاری قدرتمند عمل کرده و ابزارهایی مؤثر و کارآمد برای همه وجوه مدیریت دانش شامل تسخیر، اشتراک و کاربرد دانش تأمین کند. توانایی تکنولوژی اطلاعات در کاوش، نمایه ، تلفیق، بایگانی و انتقال اطلاعات میتواند تحولی در  گردآوری، سازماندهی، رده بندی و اشاعه اطلاعات ایجاد کند. تکنولوژیهایی مانند سیستمهای مدیریت بانکهای اطلاعات مرتبط، سیستمهای مدیریت مدارک، اینترنت، اینترانت، موتورهای کاوش، ابزارهای جریان کار، سیستمهای پشتیبان اجرا، سیستمهای پشتیبان تصمیم گیری، داده کاوی،  ذخیره داده ها، پست الکترونیک، کنفرانس تصویری، تابلوی اعلانات، گروههای خبری و تابلوهای بحث میتوانند نقشی اساسی در تسهیل مدیریت دانش داشته باشد. اما، تکنولوژی اطلاعات بخودی خود  قلب مدیریت دانش نیست و هیچ پروژه ای تنها بخاطر کاربرد آخرین تکنولوژیهای اطلاعاتی تبدیل به پروژه مدیریت دانش نمیشود. تکنولوژی اطلاعات فقط نقش پشتیبان را در مدیریت دانش ایفا میکند.  تکنولوژی اطلاعات به تنهایی تأمین کننده دانش نیست. تکنولوژی اطلاعات میتواند به افراد در پیدا کردن اطلاعات کمک کند اما این خود افراد هستند که باید تعیین کنند آیا اطلاعات متناسب و مرتبط با نیاز خاص آنها هست یا خیر. برای تبدیل اطلاعات به دانش، افراد باید اطلاعات را تحلیل، تفسیر و درک کرده و آن را در متنی جای دهند.
2-3-2-4-نقش فرهنگ سازمانی در مدیریت دانش:
یکی از مهمترین تواناسازهای مدیریت دانش فرهنگ باز سازمان است که مشوق تعامل افراد  با یکدیگر و تبادل نظرات و تجربیات و نقطه نظرات است  و به کارکنان اجازه میدهد که بدون ترس از بازخواست صدایشان را به گوش دیگران برسانند.  عدم وجود فرهنگ سازمانی که مشوق همکاری، اعتماد، اشتراک دانش، گوش دادن، یادگیری و خلاقیت باشد میتواند مانع اصلی توسعه و بکارگیری یک پروژه موفقیت آمیز مدیریت دانش باشد. داونپورت و دیگران اظهار می دارند"اگر زمین فرهنگی پروژه مدیریت دانش حاصلخیز نباشد، نه مقدار تکنولوژی و نه محتوای دانش و نه داشتن یک مدیریت پروژه خوب هیچکدام موفقیتی در بر نخواهند داشت" جری جانکینز، آخرین مدیر ابزارهای تکزاس گفت " انتقال بهترین تجربیات مثل پیوند بگونیا نیست. بلکه بیشتر شبیه به یک پیوند عضو است که سیستم ایمنی از پذیرش آن امتناع می ورزد و میگوید این مال من نیست. در سازمانها، سیستم ایمنی، فرهنگ آن است و اگر فرهنگ، گیرنده نباشد، تجربیات مفید در عین اینکه خوبند پذیرفته نمیشوند."
بدون همراهی صمیمانه مدیریت رده بالا، تلاش برای بکارگیری مدیریت دانش متوقف شده و در نهایت بی حاصل خواهد بود. حمایت مدیریت  در زمینه های مالی، پرسنلی و منابع فنی و همچنین  فرصتهای آموزشی کافی و نظامهای تشویقی باید بلافاصله  آماده ارائه باشد. گومن اظهار میدارد که بکارگیری مدیریت دانش اغلب با شکست مواجه میشود به دلیل اینکه " اکثر قریب به اتفاق رهبران تیم از اشاعه اطلاعات خودداری نموده و فقط آنها را به عنوان پایه نیازهای اطلاعاتی، یعنی در هنگام درخواست تشریک مساعی مجریان اموربه اشتراک می گذارند. در این هنگام تنها چیزی که آنان واقعاً میخواهند زدن مهر تصدیق برای تصمیماتی است که قبلاً اخذ شده و سایرین  بدلیل موانع متعدد سازمانی و پرسنلی در دانسته هایشان سهیم نمیشوند."موفقیت پروژه های مدیریت دانش بستگی  به همکاری و اشتراک دانش بین همه افراد دارد  و همه افراد باید فعالانه در گردآوری  و ایجاد مضمون  پروژه ها شرکت داده شوند. اگر کارمندان بخاطر اشتراک دانششان بجای تشویق تنبیه شوند  با پروژه مدیریت دانش همکاری نخواهند کرد. گومن، ادل و گری سان اظهار میدارند که افراد غالباً به دلایل زیر از اشتراک دانش امتناع می ورزند:
- مشغله فراوان.- نمیخواهند با اشتراک دانش مسئولیتهای اضافی برای خود درست کنند و در پروژه هایی که در راستای توانایی ها و علایق آنان نیست درگیر شوند.- احساس میکنند که اشتراک دانش مانع موفقیت شخصی آنهاست.- در بحث های گروهی احساس رعب دارند که از قافله جدا بمانند و فکر میکنند که چیزی برای همکاری ندارند- به دانش دیگران و اینکه آنان نیز در دانش افراد سهیم خواهند شد اعتمادی ندارند.- اگر  نظراتشان به سخره، یا نادیده  گرفته شود و یا از نظراتشان انتفاد  شود احساس میکنند همکاری شان تنبیه و یا تهدیدی برای آنهاست.- با مدیران و تصمیم گیرندگانی کار می کنند که اطلاعات را از آنان مخفی میکنند.
هر کدام از چهار جزء مدیریت دانش- مدیریت، دانش، تکنولوژی اطلاعات و فرهنگ سازمانی- نقشی حیاتی در بکارگیری مدیریت دانش دارد و می تواند  تأثیر  فوق العاده ای در موفقیت آن داشته باشد. دانش عبارت از معلومات عیان و نهانی است که افراد از طریق تجربه کسب میکنند. یک مدیریت دانش موفق سعی دارد که دانش عیان و نهان را با ثبت یا کدگذاری یا انتقال آن به دانش کاران و گروههای هم عمل مدیریت کند. تکنولوژی اطلاعات، ابزاری در خدمت تسخیر، سازماندهی، اشتراک و بکارگیری دانش است.  یک فرهنگ باز سازمانی که اشتراک و انتقال نظرات و تجربیات مفید را تشویق میکند عامل کلیدی موفقیت مدیریت دانش است.(گاندی،2004)
2-4-اصول مدیریت دانش
داونپورت، ده اصل را به عنوان اصول مدیریت دانش ارائه داده است:
1-مدیریت دانش، مستلزم سرمایه گذاری است. دانش یک دارایی است اما اثربخشی آن مستلزم سرمایه گذاری در دارایی های دیگر نیز هست. همچنین بخش زیادی از فعالیت های مدیریت دانش نیازمند سرمایه گذاری هستند. به عنوان مثال، آموزش کارکنان فعالیتی است که به سرمایه گذاری نیازمند است.
2-مدیریت اثربخش دانش، نیازمند پیوند انسان و تکنولوژی است. انسان و رایانه هر کدام توانایی خاص خود را دارند. به عنوان مثال، رایانه ها می توانند اطلاعات را سریع پردازش کنند اما قدرت آنها محدود به داده ها و اطلاعات است ولی دانش در ذهن انسان است و فقط در آنجا پردازش می شود. از آنجا که دانش مبتنی بر داده و اطلاعات است این دو در ارتباط با هم می توانند موثر باشند. لذا سازمانها برای مدیریت اثربخش دانش نیازمند راه حل هایی هستند که انسان و دانش را با هم پیوند بزند.
3-مدیریت دانش، سیاسی است. بر کسی پوشیده نیست که دانش قدرت است و لذا نباید جای تعجب باشد که هر کس که دانش را مدیریت کرده یک کار سیاسی انجام داده است. اگر دانش در ارتباط با قدرت، پول و موفقیت است پس بنابراین در ارتباط با گروههای فشار، توطئه ، دسیسه و تعاملات سیاسی نیز می باشد.
داونپورت معتقد است که اگر در روند و حول و حوش مدیریت دانش شاهد ظهور پدیده های سیاسی نباشیم می توان به این نتیجه رسید که چیزی با ارزش رخ نداده است. بعضی از مدیران فعالیت های سیاسی را نکوهش می کنند. اما مدیران دانشی باید تیز بین و سیاست مدار باشند. آنها باید فرصت هایی برای یادگیری در سازمان خلق کنند.
4-مدیریت دانش به مدیران دانش نیازمند است. مقصود داونپورت از مدیران دانش مدیرانی هستند که می توانند دانش های نهفته را دریافته و برای آن ارزش و اعتبار قائل شوند و این موضوع در بخش دولت مهم تر است. مدیران دانش باید اداره کنندگان خوبی برای دانش باشند .
5-مزایای مدیریت دانش سرچشمه گرفته از ترسیم دانش است. ترسیم دانش به ترسیم نقشه های ذهنی افراد منجر می شود. هر کدام از ما بر اساس نقشه های ذهنی خود عمل می کنیم. نقشه ها و مدلهای ذهنی افراد در واقع به منزله فیلترهای مفهومی هستند که می گویند چه اطلاعاتی را چگونه ببینیم.
6-تسهیم و به کارگیری دانش، ذاتی نیست. اگر دانش، منبع با ارزشی است و قدرت را به همراه خود می آورد چرا باید آنرا تسهیم نمود؟ مدیران دانشی که فرض می کنند انسانها بطور طبیعی به این گرایش دارند که دانش خود را اندوخته و ذخیره کنند موفق تر از آنهایی هستند که چنین تصوری را ندارند. ما ممکن است وارد شدن دیگران به دانش خود را به عنوان یک تهدید به حساب آوریم، مگر آنکه در این زمینه اعتماد لازم ایجاد شده و شدیدا برانگیخته شده باشیم.
7-مدیریت دانش به معنی بهبود فرآیندهای کار دانش است. بهبود کار دانشی مستلزم این است که دخالت های از بالا به پایین کمتر شود. کارکنان باید آزادی عمل و استقلال لازم را در کار خود داشته باشند، تا بتوانند دانش های خود را در راستای حل مسائل و تصمیم گیریها به کار بگیرند.
8- دستیابی به دانش، تنها شروع کار است. دستیابی به دانش مهم است اما موفقیت مدیریت دانش با آن تضمین نمی شود. دانش را باید به کار گرفت و در فرایندهای سازمانی وارد کرد. بگونه ای که منجر به بهبود عملکرد سازمانی شود. برای موفقیت این امر نیز باید انگیزه های لازم را در افراد ایجاد نمود.
9-مدیریت دانش هیچگاه به پایان نمی رسد. ممکن است مدیران دانش تصور کنند که اگر آنها توانسته اند دانش سازمانی را تحت کنترل خود بگیرند کار به پایان رسیده است. هیچ وقت نمی توان تعیین کرد که چه زمانی برای پایان دادن به مدیریت دانش کافی است همانطوری که در مورد مدیریت منابع انسانی نیز نمی توان چنین کاری کرد زیرا نیازهای دانشی ما همواره تغییر می کنند.
10-مدیریت دانش، نیازمند یک قرارداد دانشی است. اگر دانش منبع مهمی است، می طلبد که توجه قانونی خاص به آن بشود. آیا تمام دانشی که در ذهن کارکنان نهفته است متعلق به آنها است. آیا آنها مالک تمام دانش خود هستند، درصد کمتری از سازمانها به این پرسش ها پاسخ داده اند، در قراردادهای دانش باید این موارد روشن شود.
اصول مدیریت دانش حاکی از آن است که مدیریت دانش، خود به خود در سازمانها پا نمی گیرد و زمینه و مهارتهای خاصی را می طلبد بعضی از سازمانها ممکن است وظیفه اجرای مدیریت دانش را به بخشی از مدیران و یا کارکنان خود تفویض کنند. تجارب نشان داده است که تنها سازمانهایی موفق بوده اند که سطوح مختلف سازمانی خود را در این امر درگیر کرده اند.(ابطحی،صلواتی،1385 : 37)

2-5- اهمیت مدیریت دانش
کسب و کار در هزاره سوم دارای شرایط ویژه‏ای است. رقابت بین بنگاه‏های اقتصادی هر روز فشرده‏تر شده و نرخ نوآوری رو به افزایش است. رقابت بین بنگاههای اقتصادی باعث شده است که تا آنها به منظور کاهش هزینه‏ها، تعداد نیروی انسانی خود- که منابع ارزشمند دانش محسوب می‏شوند- را کاهش دهند. کاهش تعداد نیروی انسانی، سازمانها را بر آن داشته است تا نسبت به صریح کردن دانش ضمنی موجود نزد کارکنان اقدام کنند. در دنیای امروزی کسب و کار، بخش اعظمی از کارها و فعالیتهای ما مبتنی بر اطلاعات هستند و زمان کمتری برای کسب تجربه و به‌دست آوردن دانش در دسترس است. در این شرایط سازمانها بر اساس میزان دانش خود با یکدیگر به رقابت می‏پردازند. محصولات و خدمات سازمانها هر روز پیچیده‏تر شده و سهم اطلاعات در آنها بیشتر می‏شود. در این میان مدیریت دانش با در اختیار داشتن ابزارهای لازم، فرصت خوبی برای ایجاد بهبود در عملکرد منابع انسانی و همچنین مزایای رقابتی ایجاد می‏کند. امروزه تمامی سازمانهای کوچک و بزرگ نیازمند پیاده‏سازی مدیریت دانش در خود هستند تا از گردونه رقابت عقب نمانند. انعطاف‏پذیری و عکس‏العمل سریع در برابر شرایط متغیر محیطی، استفاده بهتر از منابع انسانی و دانش موجود نزد آنها و همچنین اتخاذ تصمیمات بهتر، دستاوردهای مدیریت دانش برای سازمانهای امروزی است.(نوروزیان،1385)
2-6-فوايد مديريت دانش
منافع ناشی از ابتکار مدیریت دانش فراتر از آن است که بتوان از اجرای آن صرفنظر کرد.
برخي فوايد به‌كارگيري مديريت دانش در سازمان‌ها، عبارتند از:- تشخيص كمبودها (خلاها) در دانش سازماني- بهره‌وري بيشتر از سرمايه‌هاي انساني- يادگيري كارامدتر و مؤثرتر كاركنان- ارائه كالاها و خدمات داراي ارزش افزوده- افزايش رضايتمندي مشتريان- جلوگيري از تكرار اشتباهات - كاهش دوباره‌كاري- صرفه‌جويي در زمان به هنگام حل مسئله - برانگيختن خلاقيت و نوآوري- ايجاد رابطه‌اي نزديكتر با مشتريان(www.modiriran.ir)
- مدیریت دانش با بکارگیری دانش روز ، به دانش بشر اعتبار می بخشد - هوش سازمانی را تقویت می کند- سازمان را در جهت انطباق با محیط و شرایط موجود توانمند می سازد- زمینه نوآوری پایدار و خلاقیت بخشی سازمان را فراهم می نماید- سازمان را به شناخت مسایل روز و پاسخگویی آن ها با راه حل های جدید قادر می سازد- با استفاده از روش های سیستمی به رفع اشتباهات و اصلاح انحرافات می پردازد - جو آزاد اندیشی متناسب با سازماندهی و هدایت دانش جدید را خلق می نماید- جنبش نرم افزاری جهانی را گسترش می دهد
- درک هدفهای آرمانی و بلند مدت را در محیط آزادی افکار تسهیل می نماید - با ایجاد جو آزاد اندیشی و شکل گیری مدیریت دانش از فساد و تباهی جلوگیری می کند- محیط رشد پردازش اطلاعات و دانش را سرعت می بخشد .(شجاعی،1389)
2-7- ضرورت مدیریت دانش
شغل های امروزی شرایط خاصی را می طلبد که کارکنان باید به دنبال کسب آن باشند. امروزه به کارگیری دانایی در سازمان الزامی است و عادت به یادگیری مستمر در کارکنان یک ضرورت اجتناب ناپذیر است، زیرا تحولات جامعه به قدری سریع است که نمی توان سازمان را با آموخته های تحصیلی دوره دانشگاهی و کلاسیک کارکنان اداره کرد، بلکه باید برای پاسخگویی سریع، بر منابع انسانی سرمایه گذاری نمود. زیرا هر روز با شگفتی های مختلفی روبه رو می شویم، که باید برای آنها برنامه ریزی کرد. دلایل زیر موید این است که امروزه باید به مدیریت دانش بیش از گذشته توجه کرد:
- افزایش نرخ نوآوری در جامعه
- احساس نیاز به یادگیری فراشناختی
- انفجار اطلاعات و افزایش دانش در جامعه
- بی ارزش شدن برخی مهارتها به دلیل تحولات سریع
- توجه و تاکید به اطلاعات در اکثر کارها
- رقابت سازمانها بر اساس دانایی
- پیچیدگی محصولات و تنوع خدمات در جامعه(کثیری نژاد، 1384)
2-8-اهداف مدیریت دانش در سازمان ها